Het implementeren van een nieuw ERP-systeem is voor iedere IT-afdeling een uitdaging. In onze vorige blogpost spraken we vooral over een succesvolle S/4 HANNA Cloud integratie. Maar vandaag willen we graag aandacht besteden aan hoe je überhaupt een succesvolle SAP integratie doet. Je wilt natuurlijk niet net zoals Nike of Waste Management miljoenen verliezen omdat je niet goed (genoeg) bent voorbereid op de migratie.
De voorbereidingsfase
Een goede voorbereiding is het halve werk. Een ERP-implementatie is nog te vaak een IT aangelegenheid, terwijl de technische implementatie vaak niet de bottleneck is. Breng daarom alle bedrijfsprocessen zo goed mogelijk in kaart en identificeer stakeholders. Het is belangrijk om in deze fase al niet-IT’ers bij het project te betrekken. Zij beheren nu de processen en moeten straks met dit nieuwe systeem gaan werken. De bestaande processen zullen worden aangepast, en daar heb je draagvlak voor nodig op de afdelingen zelf. Ze vroegtijdig bij het project te betrekken en ze het belang te laten zien van het nieuwe ERP-systeem, vergemakkelijkt de SAP Implementatie.
Een ander belangrijk onderdeel is het in kaart brengen van legacy applicaties. Wanneer je een nieuw systeem gaat gebruiken wil je niet blijven zitten met extra software waar je ook nog licentie- en onderhoudskosten voor moet betalen. Het doel van een migratie moet altijd zijn om alles te stroomlijnen.
Ook is dit de fase waarin je kritisch kijkt of SAP standaard alle functionaliteiten bevat die je als bedrijf nodig hebt. Als een bedrijfsproces echt niet wordt afgedekt door de template, is het tijd om te kijken naar maatwerk. Pas echter wel op voor het “wij zijn bijzonder”-syndroom waar veel bedrijven aan lijden. Vaak past een bedrijfsproces prima in het template, maar is er onwil om het bedrijfsproces te veranderen. Dit is gevaarlijk omdat maatwerk naast duur, ook onzeker is. Bij iedere nieuwe release is het nog maar de vraag of het maatwerk blijft draaien of dat het (opnieuw) aangepast moet worden.
De integratiefase
Na de voorbereiding is het tijd voor de integratiefase, hier werken IT en stakeholders nauw samen om te zorgen voor een optimale Go-Live.
Testen
Tijdens de integratiefase is testen een van de belangrijkste onderdelen. Je begint natuurlijk altijd met het draaien van een aantal testscripts om te kijken of alle bedrijfsprocessen kunnen worden uitgevoerd en of deze wel of niet succesvol kunnen worden afgerond. Nadat deze tests succesvol zijn, is het belangrijk om stakeholders te laten testen. Kunnen zij de handelingen uitvoeren die ze moeten doen? Soms kom je er in deze fase achter dat er limitaties of fouten zijn die de scripts niet opmerken omdat zij nou eenmaal geen mensen zijn.
Inrichten van het ERP systeem met de master data
Vaak is de migratie van data tweeledig. Ten eerste wordt alle informatie uit het oude systeem overgezet naar SAP, daarnaast is er binnen SAP vaak ruimte voor meer data die het bedrijf in het oude systeem niet kwijt kon. Deze data wordt samengevoegd met de informatie uit het oude systeem en samen vormen ze de nieuwe master data.
Trainen van eindgebruikers
Nu het systeem is getest en de data is toegevoegd, wordt het tijd om de eindgebruikers te trainen. Zo worden ze bekend met de basisfunctionaliteiten en functie specifieke functionaliteiten van SAP. Probeer medewerkers ook te trainen in “SAP logica” waardoor hun probleemoplossend vermogen in de toekomst groter wordt.
De Go-Live!
Al het harde werken wordt eindelijk beloond! Het is tijd om de integratie officieel te maken met de “Go-live”. Voor de officiële Go-Live is er wel een klein cut-over window. In deze periode zijn beide systemen nog even live om voorraden, verkoop- en inkooporders real-time over te zetten. Dit is een belangrijke stap die er voor zorgt dat de Go-Live ook op detailniveau goed geregeld is. Dan is het tijd om echt over te gaan. Afhankelijk van het bedrijf wordt er gekozen voor een hard change of een soft change.
Hard change
Bij een hard change wordt het werk vaak even stil gelegd om het nieuwe systeem op te starten. Vanaf dat moment is de organisatie direct afhankelijk van het nieuwe ERP-systeem. Dit kan natuurlijk gewoon op een tijdstip gebeuren dat de systemen sowieso offline gaan (lees: ’s avonds), maar denk eraan dat de echte “Go-Live” pas is als de medewerkers er ook echt mee gaan werken.
Soft change
Wanneer dit niet mogelijk is, wordt er vaak gebruikgemaakt van een zogenoemde soft change. Dit betekent dat het oude en het nieuwe systeem nog even naast elkaar draaien en dat processen en informatie langzaam worden overgedragen. Wanneer SAP compleet zelfstandig kan draaien wordt het oude systeem losgekoppeld.
Vergeet niet de SAP implementatie te evalueren
Hoe goed je ook hebt getest in de voorbereidingsfase, na de Go-Live kunnen er altijd problemen ontstaan wanneer er met het systeem wordt gewerkt. Het is daarom belangrijk om in de eerste weken korte lijnen te houden en ervoor te zorgen dat iedereen vragen of problemen direct op tafel gooit. Anders krijg je medewerkers die zelf in het systeem gaan rommelen of worden er workarounds bedacht.
