Blog: C’EST AINSI QUE VOUS RÉUSSISSEZ UNE INTÉGRATION SAP

C’EST AINSI QUE VOUS RÉUSSISSEZ UNE INTÉGRATION SAP

Pour toute division IT, l’introduction d’un nouveau système ERP constitue un défi. Dans notre précédent blogpost, nous parlions surtout de la réussite d’une intégration S/4 HANNA Cloud. Mais aujourd’hui, nous voudrions nous concentrer sur la façon de réussir une intégration SAP. Vous ne voulez évidemment pas, comme Nike ou Waste Management, perdre des millions parce que vous ne vous êtes pas (suffisamment) bien préparé à la migration.

La phase de préparation

Une bonne préparation est la clé de la réussite. L’introduction d’ERP est encore trop souvent considérée comme un problème IT, alors que l’aspect technique ne constitue souvent pas un obstacle. Dès lors, répertoriez le mieux possible tous les processus de l’entreprise et identifiez les parties prenantes. Il est important à cette phase d’impliquer déjà des non-informaticiens. Ce sont eux qui gèrent actuellement les processus et qui devront travailler avec ce nouveau système. Les processus existants seront adaptés et, à cette fin, vous avez besoin du soutien du business. Le fait de les impliquer très tôt dans le projet et de leur démontrer l’intérêt du nouveau système ERP facilite l’introduction de SAP.

Une autre tâche importante consiste à répertorier les applications Legacy. Si vous envisagez d’utiliser un nouveau système, vous n’avez pas envie de vous retrouver avec un logiciel supplémentaire pour lequel vous devez également payer des frais de licence et de maintenance. Le but d’une migration doit toujours être de tout rationaliser.

C’est également la phase où vous analysez d’un œil critique si SAP comporte par défaut toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin en tant qu’entreprise. Si un processus d’entreprise n’est pas vraiment couvert par le template, il est bon d’envisager un travail sur mesure. Toutefois, faites attention au syndrome du « nous sommes particuliers » dont souffrent de nombreuses entreprises. Il arrive souvent qu’un processus d’entreprise s’intègre parfaitement dans le template, mais qu’on n’ait pas la volonté de le modifier. C’est dangereux car le travail sur mesure est non seulement coûteux mais également incertain. Lors de chaque nouveau release, il faut se poser la question de savoir si le travail sur mesure continue à fonctionner ou s’il faut (à nouveau) l’adapter.

La phase d'intégration

Après la préparation, il faut passer à la phase d’intégration, où les informaticiens et les parties prenantes collaborent étroitement pour assurer un déploiement optimal.

Tests

Pendant la phase d’intégration, les tests constituent une étape essentielle. Il faut évidemment toujours commencer par faire tourner des scripts test, pour vérifier si tous les processus d’entreprise peuvent être exécutés et s’ils peuvent être finalisés correctement ou non. Après la réussite de ces tests, il est important de demander aux parties prenantes de tester. Peuvent-elles faire les opérations qu’elles doivent faire ? Dans cette phase, vous découvrez parfois qu’il existe des limites ou des erreurs que les scripts ne remarquent pas puisqu’ils ne sont pas des humains.

Création du système ERP avec les master data

La migration se fait souvent en deux parties. En premier lieu, toutes les informations de l’ancien système sont transférées vers SAP. En outre, il arrive fréquemment qu’au sein de SAP, il existe un espace pour davantage de data que l’entreprise ne pouvait pas stocker dans l’ancien système. Ces data sont fusionnées avec les informations de l’ancien système et elles constituent ensemble les nouvelles master data.

Formation des utilisateurs finaux

Maintenant que le système a été testé et que les data ont été ajoutées, il est temps de former les utilisateurs finaux. Ils se familiarisent ainsi avec les fonctionnalités de base et les fonctionnalités spécifiques à la fonction de SAP. Essayez également de former les collaborateurs à la « logique SAP », afin d’améliorer leur aptitude à résoudre les problèmes à l’avenir.

Le Go-Live!

Tous vos efforts sont enfin récompensés ! Il est temps d’officialiser l’intégration avec le « Go-live ». Avant le Go-live officiel, il y a une petite « cut-over window ». Durant cette période, les deux systèmes tournent encore afin de transposer les stocks, les ordres de vente et d’achat en temps réel. C’est une étape importante qui permet de régler correctement la mise en production jusque dans les moindres détails. C’est ensuite que vous pouvez vraiment franchir le pas. En fonction de l’entreprise, vous pouvez opter pour un hard change ou un soft change.

Hard change

En cas de hard change, le travail est souvent interrompu pour permettre le démarrage du nouveau système. À partir de ce moment-là, l’organisation dépend directement du nouveau système ERP. Cela peut évidemment se faire à un moment où les systèmes sont de toute façon offline (c.-à-d. le soir), mais sachez que le véritable Go-live n’est donné que quand les collaborateurs commencent effectivement à travailler avec le système.

Soft change

Si ce n’est pas possible, l’entreprise peut opter pour un soft change. Cela signifie que l’ancien et le nouveau système continuent à tourner parallèlement et que les processus et les informations sont transférés progressivement. Quand SAP tourne de manière totalement indépendante, l’ancien système est déconnecté.

N’oubliez pas d'évaluer la mise en oeuvre de SAP

Même si vous avez bien réalisé vos tests pendant la phase de préparation, des problèmes peuvent toujours surgir après le Go-live, quand vous commencez à utiliser le système. Il importe dès lors, les premières semaines, de rester disponible et de veiller à ce que tout le monde puisse directement poser des questions ou signaler des problèmes. Sans quoi, vous aurez des collaborateurs qui chipoteront eux-mêmes dans le système ou qui inventeront des solutions de contournement.